CiviCrm: gestire il database per il fundraising

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Se vuoi davvero organizzare il database per il fundraising, abbandona i fogli Excel.

Ho chiuso con questa affermazione l’ultimo articolo di FundraisingKmZero, rilanciando però ad una possibile soluzione, che si chiama CiviCrm.

Infatti, il problema della gestione del database é (o almeno, dovrebbe essere!) nei pensieri di chiunque debba gestire piccole o grandi iniziative e campagne di fundraising. Dopo un anno di uso quotidiano, sento di poter dire che CiviCrm é uno strumento che si adatta alle esigenze della gran parte delle piccole e medie organizzazioni, per cui in questo articolo ti racconterò della mia esperienza con questo strumento per la Constituent Relationship Management (da cui “crm”), insomma la gestione delle relazioni con i portatori di interessi della tua organizzazione (e quindi, anche i donatori!).

Ti interessa un software per il fundraising in italiano , ben fatto e a un prezzo competitivo ? Leggi questo articolo: NpHelp può fare al caso tuo!

Nella mia esperienza come volontario o dipendente di piccole organizzazioni, giunti al momento di fare il “grande salto” via da Excel, mi sono trovato a ragionare su tutti questi aspetti. Con la guida di persone ben più esperte di me ho messo la testa nelle tabelle pivot di Excel (non male, ma bisogna davvero capirne molto!), su Access (non male!), per crm dedicati al mondo commerciale (vTiger e SugarCrm: strumenti potenti, ma chiaramente non adatti al settore non profit). Poi un bel giorno (grazie a questo blog) ho scoperto CiviCrm.

Installazione: mica scontata!

Grazie alla demo disponibile nel sito ufficiale di CiviCrm, ho potuto fare le prime prove (e consiglio a te di fare altrettanto!). Incuriosito, ho deciso di fare un passo in più e di installarlo in locale sul mio Mac (e puoi farlo anche tu: non importa che sistema operativo utilizzi, basta che usi un pacchetto come Mamp o Wamp, che “fa credere” al tuo computer di essere un server). E qui, altra questione: CiviCrm si può installare solo come estensione di Joomla o Drupal, che sono dei software per la creazione e gestione di blog e siti. Oltretutto, importante: CiviCrm può essere installato solo su server che supportano InnoDb (complicato da spiegare! Prendilo per dato di fatto e leggi quanto segue…).

Per me che non sono un tecnico informatico, ma un vile smanettone 😀 , completare il tutto non é stata molto semplice, per cui sento di poterti dare questo consiglio: se vuoi installare CiviCrm, affidati a un tecnico informatico. Risparmi tempo, pasticci e crisi di nervi!

Si prospettano quindi tre soluzioni per l’installazione:

  • in locale sul tuo computer. Ti serviranno emulatore di server + Joomla o Drupal (per una serie di motivi, é la soluzione che abbiamo adottato nell’organizzazione in cui lavoro).
  • come estensione del tuo blog o sito. Ti serviranno blog o sito costruiti su Joomla o Drupal + webhosting con supporto InnoDb
  • come spazio web a parte: ad esempio, magari anche il sito della tua organizzazione è basato su  Wordpress. Quindi ti servirà un’installazione a parte di Joomla o Drupal + webhosting con supporto InnoDb.

Un problema di lingua

CiviCrm é completamente in inglese. Se conosci la lingua, non é un grosso problema, ma considera che altre persone nella tua organizzazione potrebbero dover gestire il database assieme a te. C’è una localizzazione in italiano in sviluppo, ma quando sarà completata non é ancora dato sapere (magari qualcuno, compreso il sottoscritto, potrebbe collaborare!).

Un arsenale a tua disposizione

Dando un’occhiata al menù a tendina troverai queste voci:

  • contatti: per creare, modificare e fare ricerche su contatti di persone fisiche, famiglie, enti e creare relazioni fra di essi. Schede individuali di dettaglio a disposizione! Inoltre, c’è un efficiente sistema di gruppi e categorie che ti permetterà di segmentare in maniera funzionale il database. Sistema di import/export delle anagrafiche integrato!
  • donazioni: per assegnare e creare lo storico dei contributi liberi, delle donazioni in risposta a campagne specifiche, raccolta di quote di associative… anche qui possibile l’import/export e, ovviamente, presente la funzionalità di ricerca.
  • eventi: modulo dedicato alla creazione di eventi, della gestione delle iscrizioni e dei pagamenti delle quote di partecipazione
  • mailing: puoi usare CiviCrm come client di posta elettronica per registrare nello storico di ogni contatto la spedizione di e-mail e newsletter.
  • membership: qui puoi registrare il rinnovo di una quota di iscrizione e monitorare la scadenza del rapporto. Non l’ho mai usato, ma ad esempio può tornare utile se la tua organizzazione gestisce abbonamenti che non coincidono con l’anno solare. 
  • reportistica: query query query. Niente di eccezionale, ma molto completo e comprensibile grazie all’interfaccia grafica (che comunque é parecchio “popolata”). Fai tutte le estrazioni immaginabili, c’è da spenderci molto tempo per ottenere ricerche precise.
  • administer: il “dietro le quinte”. Amministrazione in senso stretto: creazione di utenti con livelli diversificati di accesso al database, creazione e modifica di etichette (ti permette di fare una parziale localizzazione in italiano), creazione di mappe per le importazioni ed estrazioni più frequenti… insomma, un mare di roba!
  • agenda: non meno importante, tutte le attività pianificate, scadute, completate sono visibili su un calendario. Essenziale per controllare tutte le attività riferite o assegnate ai contatti e a inviare notifiche agli stessi.

Insomma, un vero arsenale a tua disposizione! Criticità? Comprendere e imparare a usare il tutto! Fidati: scarica il manuale d’uso e studialo per bene. Se non basta, consulta la community. Se non basta ancora, contatta gli sviluppatori italiani del progetto (io l’ho fatto in un momento di crisi!). CiviCrm offre molte possibilità, ma un uso inappropriato rischia di tradursi in un caos impossibile da riordinare (questo é il lato oscuro della flessibilità)!

Ma quanto costa?

Uno dei punti forti di CiviCrm? E’ gratuito, completamente. Però questo non vuol dire che tu e la tua organizzazione non dobbiate considerare di investirci! Beato chi ha almeno un tecnico informatico esperto fra i suoi volontari! Ma come dicevo, la competenza di un professionista va messa in conto in varie fasi: installazione, implementazione con Joomla o Drupal, interfaccia coi moduli di iscrizione e raccolta fondi online, personalizzazioni “spinte”…

In Italia ci sono ben pochi crm per il fundraising (MyDonor lo conosciamo un po’ tutti, ma ne conosciamo pure i costi!). Posso dirti che alcune piccole software house si stanno muovendo per offrire prodotti completi e pronti “out of the box” a prezzi contenuti, ma a mio modestissimo parere c’è ancora molto da lavorare prima di poterli presentare sul mercato!

E considera (ti prego!) questo: il costo/tempo da dedicare a CiviCrm é significativo. La sua potenza e completezza sono controbilanciate da un tempo di studio del prodotto che può essere di mesi. Personalmente, dopo un anno e più di utilizzo ancora tengo il manuale di fianco e visito i forum di supporto!

Quindi, vale la candela?

Si, decisamente. Le valutazioni da fare sono tante e non banali, ma per quanto ho potuto provare CiviCrm oggi é il crm per il fundraising più rispondente alle esigenze di piccole e medie organizzazioni non profit. A lavoro, da quando lo usiamo, tutto é molto più semplice: sempre più conosciamo i nostri costituenti e quindi sempre più possiamo lavorare con metodicità e prospettiva sul fundraising.

Riflettici, condividi l’opportunità con chi si trova a gestire il database, valutatela accuratamente. CiviCrm può valere la candela, ma fai attenzione a non scottarti!

Mai usato CiviCrm? Brutte esperienze o rapporto idilliaco? Hai provato altri crm opensource o freeware?

Racconta la tua esperienza con un commento!

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14 commenti su “CiviCrm: gestire il database per il fundraising”

  1. Ciao Riccardo!

    bè a questo punto mi rincuora il fatto che consigli questo database visto che devo proporre anche io un abandono drastico dei fogli excel, ma non ci sono soldi da investire nell'installazione di un database costoso come MyDonor!!

    Ti farò sapere andrà a finire:-)

    • Bene Chiara! Cmq torno a consigliare lo "studio di fattibilità" prima di tutto… siediti a fianco di chi si occupa delle IT e di chi accede regolarmente al database e valutate assieme l'opportunità! In gamba, facci sapere! 😉

  2. Ciao Riccardo!

    Grazie mile per il post, molto utile. Anch'io sto ricercando una soluzione per la gestione del database donatori. Dato che con access un po' me la cavo, ho fatto alcune prove e sicuramente il risultato è nettamente migliore di excel (se non altro nella personalizzazione delle query), ma ancora non mi convince al 100%.

    Da qualche settimana ho messo gli occhi su questa soluzione che mi pare molto, ma molto, interessante. Non sapevo si potesse installare anche in locale (ho preso nota dell'occorrente). Appena ho un attimo di tempo sono proprio curioso di provarlo (anche a me piace metterci un po' le mani nella tecnologia). Eventualmente se ho qualche problema so a chi rivolgermi.

    Condivido con te la disponibilità ad un'eventuale collaborazione per la traduzione in italiano (la versione attuale è ancora abbastanza indietro)! È ora che anche in Italia siano presenti prodotti in italiano, gratuiti e specifici per il non profit.

    Buon weekend.

    Davide Moro

    • Ciao Davide, ben contento se questo articolo ti sarà di qualche utilità!
      Sarebbe anche interessante parlare dell'alternativa Access: c'è davvero molto da dire anche su questa possibilità, dal disegno di una mappa delle relazioni fra tabelle adatta alle esigenze di un ente non profit, alla costruzione della struttura, alle competenze e risorsa/tempo da investire nel tutto, alle flessibilità rispetto ad esigenze più "spinte" della semplice archiviazione (vd. interfaccia web).
      Possiamo pensare a un approfondimento sul tema? 😉 Niente meglio che far parlare chi ne sa, tipo te!

      Un saluto e buon lavoro!

  3. ciao riccardo, gran bel post e grazie per aver citato il mio blog, direi anche che si rende necessario valutare anche i costi relativi al post installazione database ovvero l'assistenza, l'aggiornamento e valutare i pro e i contro ovvero: mi costa di più in termini economici avere un'assistenza da una ditta che ha un suo prodotto database o mi costa di più in termini di tempo andare sui forum e wiki di civicrm? Credo che esperienze come quella della tua onp possano diventare casi di studio fra un po' di anni che potranno dare risposta a queste domande

    • Ottimo punto, Francesco: come dici tu, post installazione e assistenza sono un altro elemento da considerare nella scelta del crm per il fundraising (e per la gestione dei costituenti della onp in generale!). Possiamo immaginare che nel caso di prodotti open poco diffusi (CiviCrm!) una richiesta di assistenza potrebbe trasformarsi in un lavoro ben più ampio per il tecnico: studio del prodotto, varie prove, comprensione delle esigenze dell'organizzazione non profit… quanto andrebbe quindi a incidere sui costi?
      Per quanto riguarda il tempo del fundraiser, il problema più grosso lo vedo nella difficoltà di far passare a dirigenza e board che lo studio, sviluppo e cura della gestione del database é un investimento per lo sviluppo dell'organizzazione e non un "tecnicismo" o un "sovrappiù". Ha senso affidare alla memoria umana la complessità delle relazioni tra l'organizzazione e i suoi costituenti? Vale più la pena tacciare con precisione l'andamento di una campagna annuale o tentare di fare meglio o peggio sulla base di impressioni?
      Grazie mille di essere passato di qui, é davvero un grande piacere potersi confrontare con te!

  4. Ciao a tutti.

    Per tutti quanti ricercano un software gestionale per il fundraising suggerisco di dare un'occhiata al sito di questo prodotto <a href="http:// (www.raisesys.it)” target=”_blank”> <a href="http://(www.raisesys.it)” target=”_blank”>(www.raisesys.it).
    La società che l'ha sviluppato è una socità di nuova formazione composta da tecnici che hanno maturato una specifica esperienza nel settore (io sono uno di essi).

    Sul sito potete trovare tutte le informazioni e la demo.

    Vi anticipo alcune caratteristiche:

    – Nessun limite di postazioni

    – Database professionale SQLServer (qualunque versione,

    per chi non vuole spendere la versione Express è gratuita)

    – Gestione Anagrafica Sostenitori

    – Gestione altre Anagrafiche suddivise in tipi (quante ne volete)

    – Gestione pagamenti (anche periodici)

    – File di incasso

    – Gestione Adozioni a Distanza

    – Stampa lettere da template

    – Gestione Campagne Direct o Indirect

    – e altro…altro ancora

    Non è gratis, noi lavoriamo per vivere. Forniamo però un supporto pieno e siamo disponibili a personalizzazioni ed sviluppi specifici.

    Inoltre, per chi lo desidera abbiamo una forma di leasing per il prodotto. Si paga un canone mensile che comprende anche il supporto tecnico al prodotto.

    Insomma, dateci un'occhiata. Se volete altre info trovate il modo di contattarmi li sul sito alla sezione Contatti

    Buon lavoro a tutti e…buona raccolta

    • Grazie del commento, Angelo! Non avevo mai sentito parlare di Raisesys, ben venga questa segnalazione. Ho dato un'occhiata al vostro sito e sicuramente merita una prova.

      In Italia c'è davvero poco di dedicato al fundraising e alla gestione delle relazioni coi costituenti, e la cosa fa ridere: 250.000-300.000 organizzazioni non profit sul territorio!
      Senti qua e senti là, tanti cercano strumenti per gestire il proprio database, ma davvero é scoraggiante dover sbattere il naso su prodotti assolutamente fuori portata (quelli da 10.000€) oppure "fatti su" e incompleti (poco più di quel che ci si può confezionare in casa con Access).

      Tante piccole, medie (e pure grandi) organizzazioni non profit stanno solo aspettando un prodotto ragionevolmente valido e che sia venduto a un prezzo altrettanto ragionevole.
      Il mercato (almeno guardando i numeri) c'è, ma davvero mancano i prodotti da posizionarci!

      Quindi …avanti tutta, chi prima arriva meglio alloggia! 🙂

      • Cari colleghi che avete scritto qui,

        mi ha molto interessato questo post perchè sono interessatissimo a CiviCRM, soprattutto ora che è stata rilasciata la versione compatibile con joomla 1.6 e Drupal 7.

        Non lo utilizzerei per il fundraising (o meglio questo aspetto è secondario) ma per la gestione dei contatti, gruppi, ecc.

        Secondo me, come ha scritto qualcuno qui, potrebbe essere uno strumento straordinario per tantissime organizzazioni, non appena si creasse un team di supporto abbastanza diffuso.

        So che ci sono alcuni professionisti che già lavorano divulgano CiviCrm (e rispetto il loro lavoro) ma, secondo me, sarebbe utile che ci fosse anche una comunità FREE che offre un supporto di base a chi voglia cimentarsi con Civi.

        per questo ho appena registrato

        CIVICRMITALIA.IT

        dove mi piacerebbe far crescere questa comunità

        Pensavo di utilizzare WordPress come blog e forum della comunity

        Se siete interessati a collaborare potete scrivermi a gestione@socialhosting.net oppure registrarvi direttamente sul sito <a href="http://www.CIVICRMITALIA.IT” target=”_blank”>www.CIVICRMITALIA.IT

        Saluti

        Claudio

        • Ciao Claudio, davvero lodevole la tua iniziativa!

          La community anglosassone di CiviCrm é davvero molto attiva, io stesso ho chiesto aiuto per un paio di questioni e le risposte sono state tante ed praticamente immediate! Insomma, problemi risolti grazie al tempo e alle competenze di alcuni appassionati!

          Quindi, ben venga una community italiana di riferimento. Vedo che molti accessi a questo articolo provengono proprio da ricerche su Google di assistenza tecnica per Civicrm, per cui la domanda c'è.

          Hai già provato a contattare Francesco Santini di <a href="http://www.internet-fundraising.it” target=”_blank”>www.internet-fundraising.it e Francesco Moretto? Sono il riferimento per CiviCrm qui in Italia (e stanno anche facendo una localizzazione).

          Poi ti chiedo come mai secondo te non é del tutto adeguato per gestire la raccolta fondi. Mi pare, dopo più di un anno di uso quasi quotidiano che assolva invece egregiamente tanto alle 'semplice' gestione anagrafiche che alla gestione del fundraising!

          Grazie, un saluto!

          • Francesco Moretto lo conosco (in modo virtuale) e adesso proverò a contattaee anche Francesco; sarebbe preziosissimo il loro contributo.

            Non ho detto che CiviCrm non sia adeguato alla raccolta fondi (tutt'altro). Mi sono espresso male, volevo solo dire che l'utilizzo che vorrei farne IO, almeno per ora, non è per il fundraising ma per la gestione contatti.

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