Come fissare le priorità quando l’ufficio di raccolta fondi è composto da una, due, massimo tre persone che devono fare di tutto?

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DOMANDA

Molto spesso nelle medie e piccole organizzazioni il (poco) personale impiegato fa un po’ di tutto. Cerca quindi di stare su più canali ad esempio di comunicazione (online e offline) impronta campagne di raccolta fondi, scrive progetti per fondazioni di erogazione, si occupa della pubblicità istituzionale e/o dedicata ai progetti, fa direct mailing, gestisce il database donatori, crea DEM e newsletter, si occupa anche degli eventi e laddove i volontari non sono così tanti, copre anche i turni dei banchetti… Ora in quest’ottica, non sempre questo grande impiego di energie porta a dei risultati soddisfacenti in termini di ore di lavoro impiegate, e io, per la mia esperienza, non lo imputo solamente ad un approccio sbagliato ma proprio ad un “over tasking” forse, si vuole fare come le grandi e tutto quello che fanno le grandi ma con 2/3 persone… Come si può ovviare questo problema? O meglio quali attività scegliere, cosa fare per primo?

Alessandra


RISPOSTA

Carissima Alessandra,

grazie della domanda, che oltre a una risposta… solleva nuove domande! Hai ragione:

  • quando sul banco c’è fin troppo, come facciamo a scegliere cosa mettere in cima e cosa in fondo alla lista?
  • Esiste un criterio giusto e inequivocabile per decidere su cosa puntare?
  • Come si fa a individuare i rami secchi delle attività in corso?
  • Tolto chi nell’organizzazione si occupa direttamente del fundraising, quanto l’organizzazione è consapevole che ciò che in prima battuta non fa cassa, oppure non batte i record, magari produce altro di altrettanto importante?

Io per primo mi pongo quotidianamente domande di questo tipo. Grazie al cielo, la doppia veste di fundraiser e di consulente mi aiuta a tenere una certa distanza dalla fretta del momento.

Una prima considerazione generale è questa:

salvo evidenti buchi nell’acqua e insuccessi evidenti e clamorosi,

l’ “over tasking” produce solo utilità per l’organizzazione

Cioè, anche se a voi in ufficio sembra di essere travolti da una tempesta di “piccole cose”, magari neanche tutte così importanti, in realtà sono tutte da tenere. Perché, siete voi fundraiser a tenere in vita quel che davvero è necessario a sviluppare la raccolta fondi, e non siete voi che state sbagliando qualcosa!

Ma quindi, se bisogna tenere tutto, non c’è speranza di uscire da questo circolo vizioso? Si, che c’è. Ma la risposta è squisitamente culturale e organizzativa. In una parola sola, imprenditoriale.

Fermiamoci su questo “imprenditoriale”, perché un sano l’assetto nella tua e in tutte le organizzazioni dovrebbe essere questo:

  • il fundraiser è il manager delle attività di raccolta fondi e comunicazione
  • il direttivo è “l’imprenditore collettivo” che fa gli investimenti

A dire che il buon andamento della raccolta fondi sta sicuramente nella capacità gestionale dei fundraiser della tua e di ogni piccola organizzazione, ma c’è un limite strutturale che può essere superato solo a fronte di investimenti sull’organizzazione del lavoro.

Ripeto, dubito fortemente che voi fundraiser stiate lavorando male, altrimenti:

  • nel vostro ufficio non sareste più di uno (che è la media nazionale)
  • non sareste in “overtasking”
  • non vi fareste queste domande 🙂

Il problema vero è che… a questo punto, siete troppo pochi!

Ma invece di chiudere qui, torno indietro di qualche passo e la prendo un poco più alla larga, tenendo però fermo il paletto su queste ultime considerazioni…

Grazie al tanto girovagare tra le piccole organizzazioni, mi è del tutto chiaro che, indipendentemente dal settore, le piccole organizzazioni fanno fatica a crescere perché:

  • lasciano che i problemi si incancreniscano: così i nodi critici non si sciolgono mai e l’energia resta bloccata (non prenderla come una frase filosofica o metaforica, è un aspetto assolutamente pratico e concreto!)
  • hanno fretta di cambiare: magari, ma purtroppo no, perché i segnali arrivano in 6 mesi e i risultati in 12 mesi 
  • non si “guardano dentro” con attenzione: molte volte le risorse e le risposte ci sono già
  • non si rendono conto che per coprire nuove aree di sviluppo, la condizione essenziale è aggiungere un part-time allo staff: non mi/ci interessa adesso con che tipo di contratto e di inserimento, ma è la condizione

Questo a dire che (scegliendo deliberatamente di concentrarci solo su alcuni aspetti), in ordine cosa spinge di più la raccolta fondi in una piccola organizzazione, troviamo in ordine di importanza:

  1. organizzare il lavoro
  2. nel breve/medio termine, risolvere i problemi immanenti e cogliere le opportunità vicine (entro i 6 mesi)
  3. avere una strategia di sviluppo per il medio/lungo periodo (12-18 mesi)

Una piccola organizzazione non può pensare di fare piani industriali, cioè di fissare periodi di programmazione da 3-5 anni. Idealmente sarebbe corretto, ma nella pratica di tutti i giorni è una pretesa davvero inconsistente.

Quello lì sopra è l’ordine dei fattori. Ora, per avvicinarci al primo punto, partiamo dal fondo.

Ogni anno (a settembre o a gennaio), un’organizzazione dovrebbe porsi queste domande, più o meno in quest’ordine:

  • cosa ci sta impedendo di crescere armoniosamente? Cosa ci stiamo perdendo per strada? La risposta può essere: siamo ancora troppo poco visibili; non sappiamo bene a chi rivolgerci con gli appelli; non riusciamo ad allargare il giro… Quindi, qual è una buona strategia da perseguire per i 12 mesi a venire? Per le piccole organizzazioni la scelta è tra:
    • essere più visibili e più noti
    • aumentare il numero dei donatori
    • tirar fuori ancora di più da chi già ci sostiene (in termini di donazioni, relazioni, volontariato per la raccolta fondi e promozione etc etc)
  • abbiamo già le risorse per migliorare su questi aspetti? Riformulo al negativo: siamo sicuri di non avere già oggi in casa quel che ci serve per migliorare su questi aspetti? La risposta definitiva può essere: no, non ce l’abbiamo! Oppure, scavando un poco più a fondo la risposta può essere: si, ce l’abbiamo ma non ce ne eravamo ancora accorti, perché subissati di impegni e attività. Questa seconda risposta emerge soprattutto quando ci si mette a guardare il database con piglio meditativo: nome per nome, ragione sociale per ragione sociale (e non a memoria o a naso), nel breve-medio periodo, chi ci può aiutare a essere più visibili? Siamo sicuri che abbiamo già tirato fuori tutto il possibile dai donatori attuali, anziché andare a cercarne di nuovi? Cosa ci suggerisce la popolazione del nostro database per pensare a chi sono i nostri futuri potenziali donatori? Chi nel nostro database potenzialmente potrebbe fare del volontariato per la promozione e raccolta fondi? Sto dicendo, in altre parole, che le risorse vanno cercate non dentro l’ufficio (vorrebbe dire alzare ancora l’asticella dell’ “overtasking”, ma nella rete di relazioni e di prossimità dell’organizzazione.
  • ora che ho individuato una priorità (come problema o opportunità) e mi pare anche di avere già le risorse per lavorarci su, CON LO STAFF ATTUALE riusciremo a focalizzarci su questa priorità per risolverla al meglio nei prossimi 6 mesi?
    • se la risposta è “si”, allora si continua a lavorare redistribuendo il lavoro tra chi c’è… scontato, no? Ma il rischio reale e concreto è l’over-over tasking
    • se la risposta è “NO” (e questo è lo scenario più realistico!) allora bisogna andare dal direttivo e spiegargli (senza troppi mezzi termini) che l’unica soluzione è aumentare lo staff di un part-time. Te l’avevo detto all’inizio, ma la “regola aurea” è davvero questa:

per permettere a una piccola organizzazione di fare uno “scatto di crescita” concentrandosi sulla risoluzione di un blocco o sul cogliere opportunità molto vicine, bisogna necessariamente aggiungere allo staff un part-time (15-20 ore iniziali alla settimana)

E quindi scegliere, aggiunta questa persona a part-time, si decide chi dello staff seguirà la nuova grossa importante decisiva priorità che avete individuato, altrimenti molto semplicemente non potrete seguirla (se non a discapito di altro) e a nulla vale fissare delle priorità!

Questo part-time può essere:

  • uno stagista/tirocinante
  • un tempo determinato
  • una prova a voucher che prosegue con qualche forma di collaborazione contrattualizzata

Insomma, basta che sia equamente retribuito e debitamente inquadrato. E ci mancherebbe! Ma ancora una volta, sicuramente per voi dell’ufficio è tutto chiaro!

Ma allora, se tu e i tuoi colleghi in ufficio avete tutto chiaro, chi nella vostra organizzazione dovrebbe avere le idee più chiare?

Beh, il vostro “imprenditore collettivo”, cioè il vostro consiglio direttivo. Non posso sapere con certezza se il vostro vero nodo si trova in quella sede, ma occhio e croce direi di si.

Mi sa che sono i vostri consiglieri (e il vostro direttore/direttrice, se del caso) ad aver più bisogno di farsi la domanda che mi hai posto e di leggere anche tutta questa risposta…

Un caro saluto e ogni bene! Buon lavoro, anche se in totale overtasking!

– Riccardo Friede –


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ATTENZIONE, ATTENZIONE! Le risposte offerte attraverso la sezione “Domande & Risposte” di questo blog non costituiscono mai una consulenza specifica. I casi vengono esaminati rapidamente attraverso le informazioni trasferite da chi fa la domanda e da quanto reperibile online. Le risposte sono quindi quanto possibili puntuali, ma hanno necessariamente un carattere generale, anche per offrire spunti ad altre organizzazioni e interessati.

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