La tua piccola o media organizzazione non profit ha deciso di investire nella gestione del database per il fundraising ma non sai che software scegliere?

Anche io come te ho affrontato questa situazione! Le esigenze sono molte: che sia completo, intuitivo, affidabile, in italiano, a un prezzo ragionevole, con assistenza garantita, aggiornato…

In Italia la ricerca di un programma per la gestione di database dedicato al non profit é complicata: i ‘grandi nomi’ sono sempre gli stessi e per il resto Google non è di grande aiuto!

A volte però il passaparola funziona ancora meglio di Internet! Infatti, grazie al suggerimento di un noto fundraiser italiano che ho avuto modo di testare NpHelp, un programma di gestione database per il fundraising e le relazioni con i costituenti che mi ha lasciato davvero un’ottima impressione!

In questo articolo quindi ti parlerò di NpHelp: è davvero un buon software, rispondente alle esigenze di organizzazioni non profit di ogni dimensione e (finalmente!) proposto ad un prezzo accessibile anche a chi non ha budget enormi a disposizionegrazie alle varie soluzioni proposte.

Appena puoi leggi il # disclaimer # a fondo articolo. Grazie!

Ora ti lascio all’intervista a Simone Giarratana, responsabile dello sviluppo di NpHelp per AeB Solutions!

Buona lettura!

Riccardo: Ciao Simone! Raccontaci, come è nata AeB Solutions?

Simone: AeB Solutions é stata fondata da Fabrizio Boatti a Pavia nel 1993, sviluppando prodotti software nel’ambito della Grande Distribuzione Organizzata.

Nel 2003 AeB é diventata AEB Solutions srl, continuando ad operare in ambito GDO sulla spinta di esperienze precedenti.

Nel 2006 entrano altri due soci che portano all’interno della società competenze nel campo di gestionali rivolti all’industria e applicazione web oriented.

Riccardo: Quando avete pensato di orientarvi al settore non profit?

Simone: Abbiamo iniziato a lavorare nel settore non profiit nel 2005. L’Associazione CAF Onlus – Centro di aiuto al bambino maltrattato e alla famiglia in crisi di Milano ci ha contattato per una riorganizzazione del loro archivio storico di dati. Il lavoro consisteva nel recuperare da un database costruito in 4D Dimension e da diversi fogli di Excel tutti i dati relativi ai donatori e alle loro donazioni. Una volta recuperati e riorganizzati i dati abbiamo implementato il database e costruito le maschere del software.

Da quel momento abbiamo iniziato a sviluppare Np@Help, letteralmente tradotto ‘Aiuto al Non Profit’.

Il software nasce quindi dall’esigenza concreta di avere un unico database, ordinato e di facile utilizzo, da cui reperire le informazioni fondamentali per un’associazione non profit.

Durante gli anni, grazie all’aiuto di esperti fundraiser, alla partecipazione attiva a diverse realtà del settore e alla partecipazione di Aeb Solutions a diverse fiere come Civitas e Terrafutura, il software si è evoluto in modo da rendere sempre più facile e automatizzato il lavoro del fundraiser.

Riccardo: Moltissime organizzazioni si affidano ad Excel per archiviare le proprie informazioni: dove sono i limiti di questo sistema?

Simone: Per prima cosa Excel non è un software per la gestione di database, ma come viene più  comunemente chiamato, è un foglio elettronico o di calcolo. Uno dei limiti fondamentali è  la quantità di dati che vengono inseriti in un foglio. Quando si hanno pochi dati non strutturati, va bene. Non appena la mole dei dati aumenta, l’apertura e la gestione del file, se non abbiamo un pc veloce e con buona Ram, diventa difficoltosa e i tempi di attesa aumentano. Le ricerche di dati diventano difficoltose se non si è un utente esperto.

In fase di editing data è importantissimo avere una coerenza ma soprattutto una qualità del dato che stiamo inserendo. Excel prevede dei controlli ma il margine di errore è elevatissimo soprattutto per utenti non esperti.

In Excel risulta molto semplice cancellare erroneamente dei record inseriti o cancellare direttamente un file dal disco.

Poi c’è il problema della ridondanza dei dati: ogni persona ha il suo modo di lavorare e un proprio criterio per inserire e analizzarli. Capita spesso di trovare in alcune associazioni diversi file Excel contenenti gli stessi dati, colorati magari diversamente o con un font diverso. Questo porta ad esempio alla duplicazione dei donatori inseriti oppure all’inserimento di donazioni che non hanno nessun riferimento e non si comprende a cosa siano associate.

Riccardo: Altri ancora investono tempo e risorse in Access. Quali sono le criticità?

Simone: Le criticità di Access sono più o meno simili a quelle di Excel.

Parlando tecnicamente,costruire l’architettura e organizzazione dei dati con dei vincoli e relazioni tra le varie tabelle, affinché il flusso delle informazioni sia corretto, è un lavoro per utenti molto esperti. Anche la costruzione dell’interfaccia utente, affinché l’operatore possa inserire i dati, non è un lavoro semplice.

Access riesce a gestire una buona mole di dati, ma quando i numeri aumentano c’è sempre  il rischio di arrivare ad un database lento e molto pesante. Il rischio poi di cancellare il file dal disco rimane sempre un problema da non sottovalutare.

Al contrario avere una base dati che lavora su un motore come Sql Server o MySql , rende molto più facile l’indicizzazione delle tabelle e quindi velocizza le ricerche dei record inseriti nel database. La quantità dei dati che si può inserire è praticamente infinita. I motori di database possono essere poi programmati per fare dei backup giornalieri affinché si eviti la perdita dei dati.

Riccardo: In questo blog ho parlato di soluzioni opensource e freeware come CiviCrm. Qual è la tua opinione su questo prodotto e altri simili?

Simone: I prodotti opensource presenti su web sono dei buoni prodotti. Alcuni anche completi dal punto di vista delle soluzioni che offrono.

Primo scoglio di questi software è che la maggior parte hanno un’ interfaccia utente in lingua inglese, per esperienza penso sempre all’impiego del software in associazioni dove molti utilizzatori sono volontari. Dal mio punto di vista il software che si devono trovare di fronte deve essere snello e veloce, con dei wizard guidati per l’editing data.

Seconda problematica è che raramente esiste un’assistenza telefonica o un manuale da consultare, e se esiste è quasi sicuramente in lingua inglese.

Eventuali modifiche e  implementazioni devono essere fatte da programmatori esperti che possono entrare nel codice e modificare le varie parti. A meno che non si abbiamo programmatori interni alle associazioni risulta sempre un investimento affidare a una società la modifica del codice, e ottenere quindi le proprie personalizzazioni

Riccardo: A tuo parere, quand’è che un’organizzazione non profit dovrebbe fare il ‘salto di qualità’ e attrezzarsi di un software dedicato alla gestione del database?

Simone: Se devo pensare a quanto tempo una persona dedica alla gestione dei propri donatori, alla gestione della stampa dei ringraziamenti e delle ricevute, alla gestione delle comunicazione cartacee ed elettroniche, alla rendicontazione degli eventi e dei progetti, anche se i donatori o i  “prospect sono pochi”, consiglierei a tutte le associazioni di fare il salto di qualità.

Np@Help On Demand, la versione web-based del nostro software, permette alle piccole associazioni di iniziare a gestire un archivio dati dei propri donatori con una piccola spesa mensile.

Riccardo: NpHelp é uno dei pochissimi software per la gestione dei database sviluppati in Italia: come vi posizionate rispetto ai vostri concorrenti diretti, come i famosi MyDonor e QualiData?

Simone: Considero MyDonor e QualiData dei prodotti completi e sviluppati per gestire una grande quantità di dati.

Credo comunque che la professionalità, il supporto tecnico,la semplicità di utilizzo, il personale qualificato di AeB Solutions, permettano a Np@Help di posizionarsi come alternativa valida ai prodotti sopra elencati.

Riccardo: I punti forti di NpHelp?

Simone: Semplicità, strutturazione dei dati, automatizzazione delle numerose attività che un responsabile della raccolta fondi svolge durante il suo lavoro, analisi statistiche esportabili in Excel, manuale consultabile online.

Assistenza e formazione del personale, soprattutto in fase di start-up e configurazione del software: il personale di AeB Solutions segue ogni associazione step by step. Dal primo contatto, all’acquisto del software, dal caricamento dei dati, alla formazione del personale. Rispondiamo praticamente a qualsiasi tipo di richiesta, dai chiarimenti alle varie ed eventuali modifiche ed implementazioni.

E poi, il rapporto qualità/prezzo!

Riccardo: Cosa avete in programma per lo sviluppo di NpHelp?

Simone: Le idee sono molte e tra di noi ci confrontiamo spesso su cosa migliorare e automatizzare per rendere il lavoro del fund raiser sempre più fluido e rapido.

Recentemente abbiamo rilasciato una versione che comprende la gestione dei volontari e una parte dedicata a migliorare la comunicazione con i propri donatori. Abbiamo implementato l’invio sms e le call conference direttamente da Np@Help.

Nella prossima release ci sarà la stampa automatica dei bollettini postali e l’import automatico dei tracciati record forniti dalle poste italiane riguardanti i bollettini postali.

Per il futuro abbiamo intenzione di implementare la parte di import dei dati autonoma da fogli Excel e preparare e gestire l’import delle donazioni online provenienti da diversi fonti.

Riccardo: Quali sono le esigenze in materia di gestione del database che più spesso esprimono le organizzazioni che incontrate?

Simone: Come dicevo prima, l’esigenza più importante per un’associazione è quella di avere un archivio dati unico e organizzato correttamente.

Di poi l’analisi statistica dei dati inseriti per poter svolgere delle azioni mirate sui donatori attivi o inattivi, o delle azioni mirate dal punto di vista geografico, l’automatizzazione di tutti i processi di stampa ringraziamenti e ricevute, la gestione delle iniziative e la rendicontazione di ognuna di esse, la gestione automatizzata delle mailing list e delle comunicazioni cartacee.

Riccardo: Prima di concludere: una storia di successo nata dall’incontro tra NpHelp e un’organizzazione non profit!

Simone: Ogni ente ha il suo modo di lavorare e applica diverse strategie per la propria raccolta fondi e la sensibilizzazioni dei propri donatori.

Personalmente ritengo ogni volta un successo quando il nostro lavoro e il nostro software riescono a dare concretamente un aiuto all’attività dell’ente. Vedere crescere la mission, trovare una soluzione adeguata alle richieste degli utenti, vedere il risparmio di tempo e di energie che possono essere dedicate ad altre attività importanti, è una grande fonte di orgoglio e soddisfazione.

Riccardo: Dove possiamo incontrare AeB Solutions e provare NpHelp?

Simone: Saremo presenti al Festival del Fund Raising l’11-12-13 maggio a Castrocaro. E’ una buona opportunità per incontrarci e provare Np@Help con delle sessioni guidate.

Come AeB Solutions, organizziamo demo nella sede dell’associazione oppure direttamente  presso la nostra sede che si trova a Lomazzo presso il Parco Scientifico Tecnologico in Via Cavour 2. Organizziamo anche delle sessioni demo da remoto affinché anche le organizzazioni lontane dalla nostra sede possano vedere e constatare di persona i benefici che l’acquisto di Np@Help può portare loro.

Un grande ‘grazie’ a Simone e a AeB Solutions per il tempo e la cura dedicate a questa intervista!

Disclaimer

Magari mi immagino solo io che qualcuno abbia la malizia di pensarlo, ma ci tengo a dirti che questo articolo non é uno spot commerciale!

Ho chiesto a AeB Solutions, la società sviluppatrice di NpHelp, di rilasciarmi un’intervista che ha questi 3 obiettivi:

  • proporre contenuti interessanti e utili per te che visiti questo blog sul fundraising per le piccole e medie organizzazioni non profit
  • tornare a parlare di database e organizzazione dei dati, argomento imprescindibile per chi davvero vuole fare fundraising nella sua onp
  • presentare quello che secondo me é davvero un buon prodotto e che come tale merita di essere promosso sul mercato italiano.

Tanto per essere chiari, nè io nè lo staff di AeB Solutions abbiamo mai azzardato a parlare di quattrini per quanto riguarda questo articolo!

Attraverso FundraisingKmZero voglio provare a dare un piccolo contributo alla crescita della cultura del fundraising in Italia, processo che sicuramente passa per la condivisione della conoscenza, anche per quanto riguarda gli strumenti tecnici necessari (guarda cosa c’è nel mercato anglosassone, tanto per capirci… dal gratuito al costosissimo, basta scegliere. Causa ed effetto di una cultura della raccolta fondi davvero radicata!).

Cosa pensi della scarsa diffusione di software italiani dedicati al fundraising? Il non profit italiano dovrebbe dotarsi di programmi validi per la gestione della raccolta fondi e dei costituenti o é pretendere troppo? Accadrà mai che le organizzazioni e i professionisti italiani del fundraising facciano rete per lo sviluppo di software opensource oppure dobbiamo aspettare la localizzazione di CiviCrm? Quanto pensi che dipenda lo sviluppo del fundraising dall’utilizzo di tecnologie dedicate?

Confrontiamoci, lascia un commento!

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