Come gestire e motivare i volontari della tua organizzazione?

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Abbiamo iniziato parlando delle buone domande da porsi prima ancora di iniziare la ricerca di volontari e dopo aver visto come organizzare passo passo un corso per trovare nuovi volontari, oggi vedremo assieme come gestire i volontari che iniziano a collaborare con la nostra organizzazione. Importa poco se siamo cooperativa sociale, associazione, fondazione o comitato: i nostri volontari vanno comunque accompagnati, seguiti, gestiti tenendo conto delle esigenze dell’organizzazione e delle loro propensioni. Di seguito alcune indicazioni che permettono di gestire correttamente la disponibilità dei volontari e di mantenere alta la loro motivazione:

I dettagli sono tutto

Nell’altro post abbiamo detto che coi nostri volontari è indispensabile ragionare in termini di “vademecum”: loro si aspettano di avere indicazioni puntuali, complete, ordinate su cosa fare, tu e la tua organizzazione dovete impegnarvi a fornirgliele. Il suggerimento che diamo è organizzare le informazioni di ogni attività in cui coinvolgiamo i volontari in semplici documenti che riducano al minimo le incertezze. Ad esempio, se l’attività fosse accompagnare una persona anziana con un pulmino, preoccupatevi di trascrivere: orario di partenza, a chi chiedere le chiavi, che carburante va usato, indirizzo e orario presunto di arrivo, percorso consigliato, nome e cognome e un numero di telefono di un referente, … date importanza a ogni dettaglio ed evitate accuratamente di dare cose per scontato! Ogni dettaglio in più è un’incertezza in meno per i nostri volontari. E volontari più sicuri e che si sentono seguiti sono anche volontari più motivati.

Il giorno del colloquio

Domanda: “Ho del tempo, cosa posso fare?” Risposta: “Quello che vuoi!”. Sbagliato! Per due motivi:

  1. è importante dedicare del tempo – un vero colloquio – per conoscere ogni “aspirante” volontario e capire quali sono le sue propensioni, competenze e abilità: ricorda che un volontario può collaborare tanto meglio quanto è più chiaro e definito il suo ruolo tra le attività già in essere e organizzate. Sarà la tua organizzazione a capire qual è la migliore posizione per chi si rende disponibile.
  2. se partiamo dal “cosa ti piace fare” potremmo finire in un vicolo cieco, con insoddisfazione del volontario e dell’organizzazione: partiamo sempre dai fabbisogni dell’organizzazione. Anche se può sembrare una forzatura, pensa a questo: se la disponibilità del volontario e i fabbisogni organizzativi sono troppo lontani, rischiamo di alimentare aspettative difficili da soddisfare e quindi di generare una delusione. Chi la gestirà poi e come?

L’importanza di mettere le mani in pasta

Anche se non fosse tra le intenzioni di un volontario, è importantissimo che ci sia un contatto diretto tra i volontari e i beneficiari diretti della vostra attivitàMettere le mani in pasta tira fuori pensieri, emozioni, reazioni: da una parte potrete conoscere molto meglio i vostri volontari, dall’altra parte per loro prenderà il via la storia nuova e unica che li lega alla vostra organizzazione (nello scorso post abbiamo già messo l’accento sull’importanza di facilitare la socializzazione). In termini di comunicazione, niente meglio del passaparola di un volontario motivato, magari entusiasta: quando potrà raccontare qualcosa del suo rapporto coi beneficiari dell’organizzazione, avrete trovato uno narratore di incredibile efficacia e incisività.

1 chiamata + 1 riunione = fidelizzazione

E-mail e sms sono molto comode per tanti motivi, ma una telefonata di 5 minuti al mese quando parliamo dei vostri volontari ha un valore incredibilmente grande. Il referente dei volontari dovrebbe trovare il tempo per questa telefonata, durante la quale sentire come va, se ci sono maggiori disponibilità o magari degli impedimenti a partecipare in futuro e infine per ricordare la riunione mensile. Riunite i vostri volontari almeno una volta al mese assieme al referente dei volontari e delle varie attività in cui sono coinvolti. Una volta al mese è una buona cadenza, accorciare i tempi conviene solo in vista dell’organizzazione di qualche evento particolare, mantenendo in questi casi un taglio molto operativo. Nella riunione mensile al minimo i punti all’ordine del giorno sono questi tre:

  • presentazione di eventuali nuovi arrivati e promemoria sulle finalità dell’organizzazione
  • attività da organizzare, scadenze e priorità
  • valutazione delle esperienze in corso e vissuti dei volontari

Se il tempo e gli impegni dei volontari lo permettono, valutate di mantenere la buona tradizione della cena conviviale condivisa. La combinazione di 1 telefonata + 1 riunione al mese è un impegno organizzativo misurato che favorisce in modo sorprendente la fidelizzazione dei volontari.

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La formazione? La migliore è quella “continua”

I volontari amano aggiornarsi su aspetti “tecnici” delle attività che svolgono e approfondire i temi  della motivazione, della relazione, del valore del volontariato. Accogliete questi loro interessi e organizzate almeno una volta all’anno un evento di formazione e aggiornamento. La formazione dei volontari non può fermarsi a quanto presentato nel corso che li ha “arruolati” nella vostra organizzazione! Volontari più formati sono volontari più preparati, più coinvolti, più socializzati. Buona norma è capire assieme a loro quali sono i fabbisogni formativi (e questo lo capite bene osservandoli mentre mettono le mani in pasta – vd. sopra) e quindi coinvolgere professionisti retribuiti oppure volontari nell’aggiornamento.

Magliette, spille, cappellini…?

Non sono solo semplici gadget. Tutto ciò che si può indossare e favorisce il riconoscimento di sé e degli altri come parte di uno stesso gruppo è un ottimo strumento per facilitare la fidelizzazione dei nostri volontari e, ovviamente per rendere l’organizzazione riconoscibile all’esterno. Invitate i vostri volontari a indossare magliette, spille, cappellini e quant’altro quando sono in attività!

Festeggiare e ringraziare!

Non esiste gruppo di volontari senza festeggiamenti: che sia un  ritrovo annuale tra tutti o una bicchierata alla fine di ogni riunione, dedicate ogni attenzione per celebrare quanto i volontari permettono di realizzare alla vostra organizzazione. E, serve dirlo? Speriamo di no, ma lo fissiamo: ringraziateli cento, mille volte per il tempo, le energie, le competenze che donano. Buffo, ma alcune organizzazioni si dimenticano di farlo. Dopo tanta fatica per trovare e gestire volontari, ricordate queste due attenzioni, che fanno più della metà del lavoro: festeggiate e ringraziate i vostri volontari!

Altre esperienze, spunti, modalità di gestire i volontari? Discutiamone nei commenti!

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