Come inviare una risposta automatica per spedire un contenuto speciale a chi compila il nostro modulo di richiesta creato con Google Form?

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DOMANDA

Vorremmo chiederle un consiglio riguardo alla creazione dei Moduli Google.

Abbiamo creato un modulo impostando le sezioni che l’utente dovrà compilare per ricevere il contenuto richiesto, abbiamo impostato l’opzione per salvare le risposte in un foglio di lavoro Excel oltre a richiedere una mail di conferma per i moduli inviati con il riepilogo delle risposte ricevute. Vorremo capire come fare in modo che l’utente riceva automaticamente una risposta via mail nella quale vi sia un testo per ringraziarlo ed un link per scaricare l’estratto dell’ebook (caricato su siti di file hosting come MediaFire). Abbiamo provato a impostare una risposta automatica tramite Google Mail però in tal modo il messaggio di risposta viene inoltrato a chiunque scriva una mail al nostro indirizzo (comprese le newsletter); vorremmo evitare ciò trovando una soluzione automatica per gestire la risposta direttamente da google moduli se possibile. La ringraziamo per l’attenzione.

Staff del Museo del Libro e della Scuola per l’Infanzia


RISPOSTA

Prima di tutto: ottima idea organizzare la vostra raccolta di anagrafiche online così!

La domanda è molto pratica è la risposta è molto semplice. La cosa importante è seguire passo passo le indicazioni qui sotto:

  1. accedete al vostro account Google
  2. andate su Google Drive
  3. create un nuovo Google Form. In basso a destra c’è la piccola icona del punto di domanda. Cliccate e scegliete l’ultima opzione in basso: “Torna alla versione precedente di Moduli”. (ovviamente se state già usando la versione precedente di Moduli, salta questo punto!) Non è più necessario!
  4. Create il modulo così come vi piace, ovviamente con un campo “e-mail” con la compilazione obbligatoria
  5. Nelle schede in cima alla creatore di moduli, cliccate su “componenti aggiuntivi” e lì scegliete la voce “installa componenti aggiuntivi”
  6. nella finestra che si apre, con la piccola barra di ricerca in alto a destra cercate “form notification” “E-mail notification for forms”
  7. cliccate sull’icona di “form notification” “E-mail notification for forms” e installate il modulo
  8. chiudete la finestra e tornate al vostro Google Form
  9. A questo punto, sotto “componenti aggiuntivi” compare “E-mail notification for forms”. Cliccateci sopra e scegliete “Create Email Notification”
  10. alla destra del vostro browser si apre una scheda
  11. Completate i campi con le informazioni richieste:
    • form rule name: un nome a libera scelta per identificare la regola che state impostando
    • Email adrressess to notifiy: l’indirizzo o gli indirizzi e-mail che volete ricevano la notifica di una compilazione nel vostro form
    • reply-to address: la mail alla quale vuoi che arrivino eventuali risposte
    • Notify submitter? Spuntate la casella e nella lista a discesa scegliete il campo che avete indicato per l’inserimento dell’indirizzo e-mail
  12. Cliccate su “Continue”
  13. Nella nuova sezione, scegli se scrivere la mail con editor visuale o in html semplice
  14. Scrivete il messaggio di saluto e di ringraziamento per aver richiesto l’ebook, quindi incollate qui il link al file. Completate il testo con saluto e firma.
  15. Attach PDF copy: se volete che chi riceve la ricevuta di compilazione la ottenga anche in formato pdf, spuntate, altrimenti lasciate in bianco
  16. Cliccate su “Save” o “Continue”
  17. Fatto!
  18. Visitate il modulo e provate a vedere se funziona tutto quanto (funziona!).

Buon lavoro e buona raccolta contatti! 😉

– Riccardo Friede –


Vuoi inviare una domanda anche tu? Clicca qui e vai al modulo dedicato della sezione “Domande & Risposte”


ATTENZIONE, ATTENZIONE! Le risposte offerte attraverso la sezione “Domande & Risposte” di questo blog non costituiscono mai una consulenza specifica. I casi vengono esaminati rapidamente attraverso le informazioni trasferite da chi fa la domanda e da quanto reperibile online. Le risposte sono quindi quanto possibili puntuali, ma hanno necessariamente un carattere generale, anche per offrire spunti ad altre organizzazioni e interessati.

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13 commenti su “Come inviare una risposta automatica per spedire un contenuto speciale a chi compila il nostro modulo di richiesta creato con Google Form?”

  1. Il modulo funziona, però il link inserito nell’mail body risulta non cliccabile, è possibile inserire un link attivo nel corpo della mail?

    • Devi usare l’html semplice, oppure l’editor visuale. Quando componi la mail ci sono due bottoni: “Visual editor” o “html”. Se usi il primo, componi il tuo messaggio, selezioni il testo da linkare e poi clicchi sull’icona con la catena. Lì inserirai il link che desideri. Se scegli “html” invece copia e incolla questo codice completandolo con l’url dove te lo idico: Clicca qui. In questo modo ottiene il testo “Clicca qui” collegato al link che desideri. Grazie, avanti tutta!

  2. Ciao, mi sa che per qualche motivo io ho un’altra interfaccia perché i due bottoni non li vedo. Sono tornato alla versione precedente di Moduli, come consigliato, però la scheda sulla destra si chiama Form Notifications e contiene solo 5 campi, fra cui Notification email subject e Notification email body. Cioè, non c’è “Continue”…

    • Ciao Sergio, ho modificato l’articolo, in effetti dopo non so quanti anni da quando l’ho scritto, il plugin è abbastanza cambiato (ha cambiato perfino nome!). Adesso seguendo i passi dovrebbe funzionare tutto. Ciao!

  3. Ciao, ora con il nuovo add-on sia il submitter che l’autore del form ricevono la stessa email, che contiene il link e i dati del submitter, è normale?

  4. Allora è meglio Form Notifications, e al submitter gli faccio fare copia/incolla… Fra l’altro, se non sbaglio, con Email Notifications for Forms anche il submitter riceverebbe “all answers”, cioè tutti i nominativi e le email di coloro che hanno risposto oltre al lui…

  5. Ciao Riccardo, io non riesco a salvare il messaggio che voglio che ricevano i destinatari… ho provato più volte ma rimane memorizzato il messaggio “sample” di google. Consigli?

    • ciao Petra,
      allora, i casi sono due:
      – tieni conto che questi plugin cominciano a essere vecchiotti, o meglio: i sistemi di Google si evolvono e i plugin invece no, per cui possono esserci dei bug.
      – se per caso stai usando HTML o caratteri speciali (tipo “*” o “=” ) può essere che il plugin non li accetti, ma non te lo dice, e piuttosto cancella tutto il testo che hai scritto
      Soluzione alternativa… mandami due schermate su blog@fundraisingkmzero.it !

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